Souvent, des clients nous demandent quel outil ils peuvent utiliser pour gérer leur messagerie professionnelle. notre réponse est toute trouvée : Gmail, la messagerie de Google.
Pourquoi ce choix ?
Pour diverses raisons, nous en avons retenues 7 au total, les voici en détail :
Gmail est accessible partout et tout le temps
Avec la multiplication des appareils, il devient important de pouvoir consulter sa boîte mail facilement. Avec Gmail, il suffit d’avoir un accès à internet pour lire ses mails, que ce soit avec l’application sur smartphone ou tablette, ou avec le webmail depuis n’importe quel ordinateur. Tout se synchronise automatiquement, vous supprimez un mail sur votre smartphone, il l’est aussi sur votre ordinateur … vous créez un courrier sur votre tablette, vous pouvez l’enregistrer en brouillon pour le terminer et l’envoyer plus tard sur votre téléphone.
De plus, pas besoin de définir des réglages sur chaque appareil, tout est partagé.
Vous pouvez utiliser votre adresse professionnelle
Gmail vous permet d’ajouter autant de compte mail que vous souhaitez, vous pouvez donc configurer votre adresse pro pour recevoir ET envoyer des mails. Vous avez trois solutions de configuration :
- Vous configurer votre adresse dans Gmail simplement. Dans ce cas Gmail consulte vos boîtes et rapatrie les messages toutes les heures.
- Vous faites une redirection à partir de l’hébergeur de votre adresse vers votre adresse Gmail. Dés qu’un mail sera reçu, il sera acheminé immédiatement vers Gmail, vous pourrez ensuite y répondre avec votre adresse mail professionnelle.
- Vous laissez Google gérer les comptes mails de votre domaine. C’est ce que l’on appel un transfert de MX, il faut pour cela s’abonner à Google Apps for Work qui permet de bénéficier de nombreuses fonctionnalités supplémentaires pour un prix dérisoire (voir tarifs). Cette solution permet entre autres de recevoir les emails instantanément.
Organisez facilement vos mails
Avec Gmail, organiser ses courriers devient facile et intuitif. Vous pouvez créer des répertoires pour organiser les mails par sujet, ajouter des codes couleurs pour chaque répertoire et même classer un messages dans plusieurs répertoires si besoin.
Un outil de filtre vous permet également de traiter automatiquement les nouveaux messages suivant plusieurs critères, par exemple : vous pouvez classer les messages contenant un mot-clé dans un répertoire spécifique, répondre automatiquement suivant l’adresse de l’expéditeur, transférer certains mails reçus à une adresse précisée, etc…
En plus de cela, vous pourrez très simplement retrouver d’anciens messages grâce au module de recherche intégré.
Une capacité de stockage impressionnante
Avec chaque compte Gmail, vous bénéficiez gratuitement de 15 Go de stockage de données. Si vous optez pour la solution Google Apps for Work, cette capacité est portée à 30 Go et plus suivant le tarif de votre abonnement.
Vous n’avez donc plus besoin de régulièrement faire le « ménage » dans vos emails pour gagner de la place.
Bénéficiez d’une sécurité accrue
Google met tout en oeuvre pour sécuriser au maximum les échanges avec leurs serveurs. Connexion sécurisée, mots de passe, validation en deux étapes, antivirus intégré vérifiant chaque fichier joint dans les mails avant leur livraison mais également un puissant filtre anti-spam qui catégorisera automatiquement tout message considéré comme indésirable pas les serveurs Google. Bien sûr il est possible d’interagir avec ce filtre pour en optimiser le fonctionnement.
Le Labo
Google est en constante évolution, ce qui permet à tous ses outils de bénéficier de nouvelles fonctionnalités régulièrement. Mais avant que google ne les intègrent, celles-ci passent souvent par le Labo. Lorsque cette fonction est activé, elle permet de bénéficier de petits outils expérimentaux, activable ou non, pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires.
Par exemple :
- Ajouter un bouton « marquer comme lu »
- Afficher l’aperçu des emails sans avoir à les ouvrir
- Annuler un envoi dans les 5 secondes suivantes.
- …
Plus d’une vingtaines de fonctionnalités disponibles en permanence.
Un accés aux autres outils google
La dernière raison est simple : utiliser Gmail permet de facilement utiliser l’ensemble des outils de chez google dont l’agenda et google Drive qui vous permet de bénéficier d’une solution bureautique gratuite et collaborative.
